Un problema al interior de una organización no es cosa de otro mundo y basta con trabajo en equipo para superarlo. Tampoco tiene que llevar tanto tiempo detectarlo y saber cómo atacarlo.

"Agrupar los problemas por temas en común"

Un problema al interior de una organización no es cosa de otro mundo y basta con trabajo en equipo para superarlo. Tampoco tiene que llevar tanto tiempo detectarlo y saber cómo atacarlo.

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Lo primero que hay que hacer es seleccionar a un moderador, quien debe ser el responsable de medir el tiempo, acondicionar el lugar y los materiales, así como reservar agendas o evitar que se generen discusiones innecesarias. Todo en presencia del jefe o líder del área de la organización que presenta problemas. 

Se necesitan post its rectangulares (amarillos), post its cuadrados (de dos colores), puntos de votos (de dos colores), plumones negros, cronómetro y música de trabajo.

A continuación se toma el tiempo para cada uno de los siguientes procesos.

Listado de problemas – 7 minutos

Reúne al equipo del trabajo y escriban los problemas que tienen a nivel de área o empresa o los que hayan sucedido en la última semana. Puede anotarse un problema por post it y cada miembro del equipo puede escribir más de uno.

Presentación de problemas – 4 minutos 

Cada integrante del equipo expone el problema descrito sin exceder el tiempo estipulado.

Agrupar los problemas por temas en común – 5 minutos

Se filtran las inquietudes de acuerdo al área que tengan que ver.

Votar por el problema a resolver – 5 minutos

La idea es priorizar los problemas. Cada miembro del equipo tiene dos votos, mientras que el líder tiene dos votos de otro color. Entonces todos votan por el o los problemas que quiere resolver y el líder vota al final.

“¿Cómo podríamos…?” – 6 minutos

Lluvia de ideas de cómo se puede superar un escenario adverso.

Producir las soluciones – 7 minutos

Brainstorming individual de posibles soluciones  con una sugerencia de solución por post it. Lo que importa es la cantidad, no la calidad.

Agrupar las soluciones por temas comunes – 5 minutos

El moderador lee las soluciones y las agrupa por temas.

Priorizar soluciones – 1 minuto

Se acomodan las soluciones más votadas.

Decidir qué ejecutar – 10 minutos

Una vez presentados los problemas y que se han ubicado los más importantes, es hora de poner manos a la obra, decidiendo todos en conjunto.

Convertir las soluciones en algo ejecutable - 5minutos

La o las soluciones deben aterrizarse a acciones con responsables y tiempos de entrega.